Software food cost: come scegliere quello giusto

Se stai cercando un software per il food cost, probabilmente hai già provato a fare i conti con un foglio Excel. E probabilmente hai scoperto che il problema non è farli una volta. È tenerli aggiornati quando il fornitore cambia i prezzi, quando modifichi una ricetta, quando aggiungi un piatto al menu.

Di programmi che promettono di calcolare il food cost ce ne sono tanti: app gratuite, gestionali da ristorante, fogli di calcolo già pronti. Molti però fanno solo metà del lavoro.

In questa pagina trovi cosa deve fare un buon software food cost, le domande da fare prima di sceglierne uno e come lavora Novicrea. Lo diciamo subito: siamo di parte. Ma i criteri che trovi qui valgono per qualsiasi programma tu stia valutando.

Quando Excel non basta più

Excel va benissimo per iniziare. Ti obbliga a mettere per iscritto ricette e grammature, e già questo vale molto. Ci sono però dei segnali che dicono che il foglio di calcolo ti sta costando più di quanto ti fa risparmiare:

i prezzi nel file sono vecchi di mesi, perché aggiornarli a mano dalle fatture richiede un pomeriggio che non hai mai;
un ingrediente compare in venti ricette e quando cambia prezzo non sai più quali hai aggiornato;
impasti, sughi e basi sono copiati in ogni ricetta, e se cambi la dose della besciamella devi correggerla ovunque;
il file lo sa usare solo una persona, e quando è in ferie nessuno lo tocca;
calcoli il food cost ma non sai quanto guadagni, perché personale, affitto e bollette stanno in un altro file, o in testa al commercialista.

Se ti riconosci in almeno due punti, un software dedicato ti fa risparmiare tempo già dal primo mese. E soprattutto ti dà numeri di cui fidarti.

Cosa deve fare un buon software food cost

Questi sono i criteri che usiamo noi per giudicare un programma di food cost, compreso il nostro. I primi quattro sono quelli che fanno davvero la differenza.

Cosa deve fare	Perché conta	Domanda da fare prima di abbonarti
Aggiornare i prezzi dalle fatture elettroniche	Senza prezzi aggiornati il food cost è un numero inventato	«Posso caricare le fatture XML dei miei fornitori?»
Gestire i semilavorati	Impasti, sughi e basi si calcolano una volta e si aggiornano ovunque	«Se cambio la ricetta dell’impasto, si aggiornano tutte le pizze?»
Considerare resa e scarti	Il guanciale pulito o il pesce sfilettato costano più del prezzo in fattura	«Posso indicare la resa di ogni ingrediente?»
Calcolare il costo reale, non solo il food cost	Gli ingredienti sono solo una parte del costo del piatto: mancano personale, affitto, utenze	«Posso inserire i costi fissi e vedere quanto pesano su ogni piatto?»
Suggerire il prezzo di vendita	Sapere il costo serve a decidere il prezzo giusto	«Mi dice a quanto vendere un piatto per avere il margine che voglio?»
Tenere lo storico dei prezzi	Vedi quale fornitore ha aumentato cosa, e quando	«Posso vedere come è cambiato il prezzo di un ingrediente?»
Funzionare ovunque	Il conto lo fai in ufficio, la ricetta la controlli in cucina	«Funziona da telefono e tablet senza installare nulla?»
Più utenti e più sedi	Cuoco, socio e commercialista vedono gli stessi numeri	«Quanti utenti posso aggiungere?»
Esportare i dati	Le schede ricetta servono anche fuori dal programma	«Posso esportare in PDF ed Excel?»
Assistenza in italiano	All’inizio qualche domanda la avrai	«Chi mi risponde se ho un problema, e come?»

Il quarto punto è quello che separa un calcolatore da uno strumento di gestione. Un programma che ti dice solo il food cost ti dice quanto spendi in ingredienti. Uno che calcola il costo reale ti dice se quel piatto ti fa guadagnare. Abbiamo spiegato la differenza con un esempio completo nella guida Food cost: cos’è, come si calcola e perché da solo non basta.

App, programma o gestionale: le differenze

Chi cerca “app food cost”, “programma food cost” o “gestionale per ristorante” spesso cerca la stessa cosa con parole diverse. In pratica, però, sono strumenti che fanno lavori diversi.

Strumento	Cosa fa bene	Cosa di solito non fa
App o calcolatore food cost	Calcola velocemente il costo di una ricetta	Non aggiorna i prezzi da solo, non considera i costi fissi
Gestionale da ristorante (cassa, comande, prenotazioni)	Gestisce sala, ordini e incassi	Il food cost, se c’è, è una funzione secondaria e spesso poco curata
Software food cost come Novicrea	Calcola costi, food cost, costo reale e margine di ogni piatto, con i prezzi presi dalle fatture	Non sostituisce la cassa o il software per le comande

Non serve scegliere tra gestionale e software food cost: fanno cose diverse e possono lavorare insieme. Il gestionale ti dice quanto hai venduto. Il software food cost ti dice quanto ci hai guadagnato sopra.

Oggi “app” vuol dire quasi sempre un programma online che funziona nel browser, su computer, tablet e telefono. Novicrea funziona così: non va installato e i dati sono gli stessi su ogni dispositivo.

Programma per il food cost gratis: cosa aspettarsi

È una delle ricerche più frequenti, ed è comprensibile: prima di pagare un abbonamento vuoi capire se ne vale la pena. Le opzioni gratuite che trovi online sono di tre tipi.

Fogli Excel già pronti. Utili per imparare il metodo. Restano però un file da aggiornare a mano, con tutti i limiti visti sopra.
Calcolatori online. Inserisci gli ingredienti di una ricetta e ottieni il food cost. Perfetti per un conto veloce, ma non salvano lo storico, non gestiscono i semilavorati e non aggiornano i prezzi.
Versioni gratuite di software a pagamento. Di solito hanno un limite di ricette o di funzioni, pensato per farti provare il programma.

Il nostro consiglio: usa uno strumento gratuito per capire il metodo, poi prova un software completo sui piatti che vendi di più. Per questo Novicrea si può provare gratis per 14 giorni con tutte le funzioni attive, senza costi di attivazione e senza vincoli. Due settimane bastano per caricare le fatture, inserire una decina di ricette e capire se i numeri cambiano il modo in cui fai i prezzi.

Come funziona Novicrea

Novicrea è un software online per calcolare il costo di produzione reale e il margine di ogni piatto o prodotto. Il lavoro si fa in cinque passaggi, e i primi due si fanno una volta sola.

Carichi le fatture elettroniche dei fornitori. Gli ingredienti e i loro prezzi entrano da soli. Da quel momento ogni nuova fattura aggiorna i prezzi.
Inserisci le ricette, con grammature, resa e scarti. Impasti, sughi e basi diventano semilavorati da usare in tutte le ricette.
Registri i costi fissi e variabili: personale, affitto, utenze, attrezzature, consulenze. Le voci disponibili sono oltre 750, così non ne dimentichi nessuna.
Novicrea calcola tutto per ogni piatto: food cost, costo di produzione reale, margine in euro e in percentuale.
Decidi i prezzi. Imposti un obiettivo di margine o di food cost, e il programma ti suggerisce il prezzo di vendita per raggiungerlo.

Quando un fornitore cambia un prezzo, non devi fare niente: carichi la fattura e tutte le ricette che usano quell’ingrediente si ricalcolano.

Le altre funzioni

storico dei prezzi di materie prime e fornitori;
gestione degli scarti di produzione;
gestione di fatture e pagamenti ai fornitori;
esportazione in PDF, XLS e XLSX;
fino a 10 utenti per account e più sedi;
funziona da PC, Mac, tablet e smartphone, senza installazioni.

Con l’abbonamento sono inclusi anche il calcolo del punto di pareggio, la gestione del magazzino con ordini automatici, i preventivi e la simulazione dei costi di consegna.

Per chi è, quanto costa e quanto rende

Per chi è

Novicrea è pensato per chi produce e vende cibo e vuole sapere quanto guadagna su ogni prodotto:

ristoranti e trattorie;
pizzerie, dove impasti e topping cambiano spesso di prezzo;
pasticcerie e panifici, dove le ricette hanno molti semilavorati;
bar e cocktail bar, per il drink cost;
laboratori, gastronomie e attività di asporto.

Quanto costa

L’abbonamento costa 39 euro al mese, senza costi di attivazione e senza vincoli contrattuali. Puoi provarlo gratis per 14 giorni con tutte le funzioni attive. Trovi tutti i dettagli nella pagina Prezzi.

Quanto rende

Un conto semplice. Su un locale che incassa 30.000 euro al mese, ogni punto di food cost vale 300 euro al mese. Se grazie a prezzi aggiornati, porzioni sotto controllo e un fornitore cambiato al momento giusto recuperi anche solo un punto, Novicrea si ripaga sette volte.

E spesso il risparmio più grande non viene dagli ingredienti. Viene dal piatto che vendevi in perdita senza saperlo, e che finalmente vedi.

5 domande da farti prima di scegliere

Qualunque programma tu stia valutando, prima di abbonarti rispondi a queste domande. Ti aiutano a capire se fa al caso tuo, e a usarlo bene durante la prova.

Quali sono i 5 piatti che vendo di più? Inizia da quelli: sono loro a fare il bilancio.
Ho le fatture elettroniche dei fornitori a portata di mano? Se il programma le legge, risparmi ore di lavoro.
Quanto spendo ogni mese di costi fissi? Anche una stima basta per iniziare a vedere il costo reale.
Chi userà il programma? Se lo usa anche il cuoco, deve funzionare dal telefono e in cucina.
Che decisione voglio prendere con questi numeri? Rivedere i prezzi, cambiare fornitore, togliere un piatto dal menu. Un software serve a decidere, non solo a calcolare.

Vuoi vedere quanto ti fanno guadagnare davvero i tuoi piatti? Prova Novicrea gratis per 14 giorni: tutte le funzioni attive, nessun costo di attivazione, nessun vincolo. Carica le fatture, inserisci i cinque piatti che vendi di più e in un pomeriggio sai quali reggono e quali no.

Domande frequenti

Qual è il miglior software per calcolare il food cost? Quello che aggiorna i prezzi dalle fatture, gestisce i semilavorati e calcola anche i costi fissi, non solo gli ingredienti. Senza queste tre cose il food cost resta un numero da rifare a mano ogni volta che qualcosa cambia.

Esiste un programma per il food cost gratis? Esistono fogli Excel e calcolatori online gratuiti, utili per imparare il metodo. Per tenere i conti aggiornati su tutto il menu serve un software completo: Novicrea si prova gratis per 14 giorni con tutte le funzioni.

Serve un gestionale da ristorante per calcolare il food cost? No. Il gestionale di cassa gestisce ordini e incassi. Il software food cost calcola costi e margini. Sono strumenti diversi e possono lavorare insieme.

Devo installare qualcosa? No. Novicrea è un software online e funziona da browser su computer, tablet e smartphone.

Quanto tempo serve per iniziare? Caricare le fatture richiede pochi minuti. Per inserire le prime cinque ricette basta un pomeriggio.