Il calcolo del food cost con Excel si può fare. Molti ristoratori iniziano così, ed è un ottimo punto di partenza: ti obbliga a scrivere ricette, grammature e prezzi. Il problema arriva dopo, quando il foglio va tenuto aggiornato.
In questa guida trovi come impostare il calcolo del food cost in Excel passo per passo, le formule da usare, un esempio completo e i cinque errori che fanno sballare i numeri. Alla fine c’è un confronto onesto tra Excel e un software come Novicrea, così decidi tu quando conviene cambiare strumento.
Come calcolare il food cost con Excel, passo per passo
Il food cost di un piatto è il costo delle materie prime che servono a prepararlo. Il food cost percentuale è quel costo diviso per il prezzo di vendita senza IVA. Per calcolarlo in Excel ti servono due fogli.
1. Il foglio ingredienti
Una riga per ogni ingrediente, con queste colonne:
- Ingrediente (es. guanciale)
- Fornitore
- Prezzo al kg o al litro, IVA esclusa, preso dall’ultima fattura
- Resa %: quanto resta dopo pulizia e cottura (il guanciale senza cotenna, il pesce sfilettato)
- Prezzo netto al kg = prezzo al kg / resa
2. Il foglio ricetta
Per ogni piatto elenchi gli ingredienti con la grammatura per porzione. Con la funzione CERCA.VERT (o CERCA.X) recuperi il prezzo netto dal foglio ingredienti e calcoli il costo di ogni riga.
Le formule per il calcolo food cost in Excel
| Cosa calcoli | Formula | Esempio in Excel |
|---|---|---|
| Prezzo netto (con resa) | prezzo al kg / resa | =C2/D2 |
| Costo di un ingrediente nel piatto | grammi / 1000 × prezzo netto al kg | =B2/1000*CERCA.VERT(A2;Ingredienti!A:E;5;FALSO) |
| Costo del piatto | somma dei costi degli ingredienti | =SOMMA(D2:D10) |
| Prezzo di vendita senza IVA | prezzo in menu / 1,10 | =F1/1,1 |
| Food cost % | costo piatto / prezzo senza IVA | =D11/F2 |
| Prezzo consigliato | costo piatto / food cost obiettivo | =D11/0,28*1,1 |
Esempio di calcolo food cost Excel: la carbonara
| Ingrediente | Grammi | Prezzo €/kg | Resa | Costo |
|---|---|---|---|---|
| Spaghetti | 100 | 2,20 | 100% | 0,22 € |
| Guanciale | 50 | 18,00 | 85% | 1,06 € |
| Uova (2 tuorli) | 2 pz | 0,25 €/pz | – | 0,50 € |
| Pecorino romano | 25 | 22,00 | 100% | 0,55 € |
| Pepe nero | 2 | 10,00 | 100% | 0,02 € |
| Totale | 2,35 € |
In menu la carbonara costa 13 €. Senza IVA al 10% sono 11,82 €. Il food cost è 2,35 / 11,82 = 19,9%. Un buon valore per un primo piatto.
Nota il guanciale: senza la resa avresti calcolato 0,90 € invece di 1,06 €. Sedici centesimi a piatto sembrano pochi. Su 400 carbonare al mese sono 64 € che non vedi.
I 5 errori più comuni nel calcolo food cost con Excel
1. I prezzi non vengono aggiornati
Il foglio è giusto il giorno in cui lo compili. Poi il fornitore aumenta il guanciale del 15% e nessuno lo riporta. Dopo sei mesi il food cost in Excel non corrisponde più a quello reale.
2. Rese e scarti ignorati
Usare il prezzo in fattura invece del prezzo netto è l’errore più diffuso. Per carne, pesce e verdure da pulire la differenza è spesso tra il 10% e il 40%.
3. IVA mescolata
Prezzi d’acquisto IVA esclusa, prezzo di vendita IVA inclusa: il risultato è un food cost più basso del vero. Usa sempre valori senza IVA, da entrambe le parti.
4. Semilavorati copiati a mano
Impasto, ragù, fondo bruno: se li riscrivi in ogni ricetta, quando cambi la base devi correggere decine di righe. In Excel si risolve con un foglio dedicato ai semilavorati, ma i collegamenti diventano fragili.
5. Ci si ferma alle materie prime
Il food cost dice quanto costano gli ingredienti, non quanto guadagni. Personale, affitto, utenze e consumabili pesano spesso più del cibo. È il punto che vediamo nel prossimo paragrafo.
Dal food cost al costo di produzione (e al costo pasto)
Molti cercano un modello Excel per il costo pasto, il costo prodotto o i costi aziendali. In tutti i casi la logica è la stessa: al costo delle materie prime si aggiunge una quota dei costi fissi.
- Costi fissi mensili: personale, affitto, utenze, leasing, commercialista, assicurazioni.
- Quota per coperto = costi fissi mensili / coperti serviti nel mese.
- Costo di produzione del piatto = food cost + quota per coperto + costi variabili (packaging, consegna).
Esempio: 18.000 € di costi fissi e 3.000 coperti al mese fanno 6 € a coperto. La carbonara da 2,35 € di ingredienti costa in realtà 8,35 €. Su 11,82 € di prezzo netto, il margine è di 3,47 €, non di 9,47 €.
Excel regge questo calcolo, ma la quota dei costi fissi cambia ogni mese insieme ai coperti. Se vuoi approfondire, leggi la guida su come si calcola il food cost.
Analisi dei prezzi in Excel: quanto far pagare un piatto
Una volta noto il costo, il prezzo si ricava al contrario: costo del piatto diviso il food cost obiettivo. Con un obiettivo del 28%, un piatto che costa 3,50 € di ingredienti va venduto ad almeno 12,50 € netti, cioè 13,75 € in menu con IVA.
Fai questo controllo su tutto il menu almeno ogni trimestre. È lì che emergono i piatti venduti in perdita senza saperlo.
Excel o software food cost: il confronto
| Excel | Novicrea | |
|---|---|---|
| Costo | Gratis (se hai già Office) | 39 €/mese, prova gratuita di 14 giorni |
| Inserimento prezzi | A mano, fattura per fattura | Automatico dalle fatture elettroniche XML |
| Aggiornamento ricette | Da controllare formula per formula | Tutte le ricette si ricalcolano da sole |
| Rese e scarti | Colonna da gestire a mano | Resa per ingrediente, gestione scarti |
| Semilavorati | Collegamenti tra fogli, fragili | Basi riutilizzabili in tutte le ricette |
| Costi fissi | Foglio separato da costruire | Oltre 750 voci di costo già pronte |
| Prezzo di vendita | Formula da impostare | Prezzo suggerito in base al margine obiettivo |
| Più persone e più sedi | File che girano via email | Fino a 10 utenti, più sedi, da PC, tablet e smartphone |
| Esportazione | – | PDF, XLS e XLSX |
Lo diciamo chiaramente: Novicrea è il nostro software, quindi siamo di parte. Ma il punto non cambia con nessun programma. Excel calcola bene, il difficile è tenerlo aggiornato.
Quando conviene passare a un software
Excel va bene se hai pochi piatti, pochi fornitori e qualcuno che aggiorna il file con costanza. Conviene cambiare strumento se ti riconosci in almeno due di questi punti:
- il menu ha più di 20-30 piatti, o cambia spesso;
- ricevi più di 10 fatture fornitori al mese;
- usi impasti, salse o basi in più ricette;
- l’ultimo aggiornamento del file risale a più di tre mesi fa;
- non sai dire quanto guadagni, in euro, sul tuo piatto più venduto.
Su un locale che incassa 30.000 € al mese, un solo punto di food cost vale 300 € al mese. Recuperarlo ripaga l’abbonamento sette volte.
Prova Novicrea gratis per 14 giorni: carichi le tue fatture, inserisci le ricette e vedi il food cost reale di ogni piatto. Tutte le funzioni attive, senza vincoli contrattuali. Se vuoi capire meglio come scegliere, leggi anche Software food cost: come scegliere quello giusto.
Domande frequenti
Come si calcola il food cost in Excel?
Crea un foglio ingredienti con prezzo al kg e resa, e un foglio ricetta con le grammature. Il costo di ogni ingrediente è grammi / 1000 × prezzo netto al kg. La somma è il costo del piatto; dividila per il prezzo di vendita senza IVA per ottenere il food cost percentuale.
Qual è la formula del food cost percentuale?
Food cost % = costo delle materie prime del piatto / prezzo di vendita senza IVA × 100.
Esiste un modello Excel gratuito per il food cost?
Sì, se ne trovano molti online, e le formule di questa pagina bastano per costruirne uno. Prima di usarne uno già pronto controlla che gestisca rese, IVA e semilavorati.
Excel o software: cosa scegliere?
Excel per iniziare e per menu piccoli. Un software quando i prezzi cambiano spesso e vuoi conoscere anche il costo di produzione e il margine, non solo il costo degli ingredienti.
